С углублением развития электронной информатизации процесс оцифровки архивов становится актуальным. В целях более полной оцифровки архивных материалов

С углублением развития электронной информатизации процесс оцифровки архивов становится актуальным. Чтобы лучше завершить оцифровку архивных материалов, многие работники управления архивами на предприятиях и в учреждениях предпочитают внедрять системы управления бумажными документами, ускорять темпы оцифровки архивов и содействовать модернизации управления архивами.

 

Ускорение ввода информации

Как известно, традиционное управление архивами в основном опирается на ручной ввод. С развитием экономики и общества количество архивов будет только увеличиваться, а ручной ввод является медленным и подверженным ошибкам, которые уже не могут удовлетворить потребности и темпы современного крупномасштабного архивного управления.

По словам доктора Лян Сюмина из Yunmai Liude, система управления бумажными документами в основном использует передовую технологию распознавания текста, которая может пакетно распознавать бумажные архивы, с высокой скоростью ввода, небольшим количеством ошибок, исправлением ошибок и простым редактирование. Сотрудники управления архивами могут просто делать фотографии и загружать их, устраняя утомительные шаги ввода и избегая повреждения документов, вызванного частым просмотром бумажных архивов, что значительно повышает эффективность работы и способствует процессу оцифровки архивов.

 

Сохранить исходный документ

Сообщается, что принятие системы управления бумажными документами может не только повысить скорость ввода файлов, но и сохранить оригинальные фотографии и результаты распознавания файлов в виде данных на облачном диске системы, эффективное предотвращение крупномасштабной потери файловой информации, вызванной потерей бумажных оригиналов или повреждением жестких дисков.

 

В дополнение к распознаванию входных данных и сохранению оригинальных документов, персонал управления архивом может также аннотировать результаты распознавания и оригинальные фотографии, не повреждая оригинальные документы, что делает его удобным для цифрового архивного поиска, обмена, редактирования и чтения. С одной стороны, это ускоряет процесс оцифровки существующих архивных материалов, а с другой-способствует своевременному обмену информацией.

 

Эффективный поиск информации

По моему впечатлению, поиск бумажных документов означает применение, просмотр, подтверждение имени файла, типа файла и времени подачи, а затем поиск по одному на книжной полке или в шкафу в соответствии с подсказками. В процессе поиска также необходимо следить за тем, чтобы оригиналы документов не были повреждены.

 

Традиционный поиск файлов включает в себя несколько шагов, его трудно найти и он занимает много времени. В ответ на эту проблему система управления бумажными документами запустила поиск по ключевым словам. Персонал архива может использовать функцию поиска по ключевым словам для поиска имен, полных текстов и примечаний к архивам, хранящимся в системе, быстро извлекая необходимые оригинальные отсканированные копии и идентифицирующую информацию. Ускоряя поиск информации, он эффективно защищает бумажные архивы.

 

В настоящее время отечественное архивное управление постепенно движется в сторону цифровизации. Управление цифровым архивом имеет сильные преимущества с точки зрения запросов, совместного использования и сохранения изменений. Приняв передовые системы управления, он, несомненно, может способствовать созданию современного архивного управления. Система управления бумажными документами Yunmai обеспечивает быстрый ввод и точный запрос, защищает исходные архивы и снижает рабочую нагрузку управленческого персонала. Он широко используется в таких областях, как управление библиотеками, управление архивами и управление данными некоторых предприятий и учреждений.